Asiapaperit poliisille

Mitä asiapapereita toimitetaan poliisille?

Jos tapahtumalla on nähtävissä yleiseen järjestykseen ja turvallisuuteen liittyviä vaikutuksia, kysymys on yleisötilaisuudesta, joka edellyttää kokoontumislain mukaisia ilmoituksia ja erilaisia lupia. Valmistelut on hyvä aloittaa useita kuukausia ennen tapahtumaa tapahtuman koosta riippuen. 

Poliisi on yleisötapahtumiin liittyen yleinen lupaviranomainen, jolle tapahtumaan liittyvät muiden viranomaisten mahdolliset lupapäätökset toimitetaan lupaprosessin yhteydessä. 

Jos tapahtumajärjestäjä on velvollinen ilmoittamaan poliisille tapahtumasta, tulee se tehdä viimeistään viikkoa ennen tapahtumaa. 

Ilmoitus yleistötilaisuuden järjestämisestä -lomakkeella tapahtumajärjestäjän tulee kertoa poliisille, mitä tapahtumaa ollaan järjestämässä, missä ja ketkä ovat vastuuhenkilöitä. Poliisi voi pyytää tapahtumajärjestäjältä lisätietoa varmistaakseen, että järjestäjä pystyy järjestämään tapahtuman turvallisesti. Poliisin, pelastus- ja ympäristöviranomaisten tekemät katselmukset kuuluvat myös asiaan. 

Turvallisuussuunnitelmassa tulee olla 

• tapahtuman nimi
• vastuuhenkilöt yhteystietoineen (järjestäjä, turvallisuudesta vastaava, liikenteenohjauksesta vastaava jne.)
• tapahtuman yleiskuvaus aikatauluineen
• arvio osallistujamäärästä perusteluineen
• riskianalyysi, eli mitä riskejä järjestäjä näkee kyseisenlaisessa tapahtumassa ja miten järjestäjä aikoo pienentää riskien toteutumisen todennäköisyyttä ja mahdollisia seurauksia (esim. humalainen häirikkö, sairaskohtaus jne.)
• järjestyksenvalvojien toimintalinjat ja ohjeet erilaisissa tilanteissa
• tapahtuman luonne ja yleisjärjestelyt (kielletyt esineet/aineet, miten toimitaan niiden poisottamiseksi)
• liikenteenohjaussuunnitelma (kartta, liikenteenohjaajaluettelo, liikenteenohjaajien paikat)
• mahdolliset tilapäiset liikennejärjestelyt
• ajoneuvojen odotettu määrä
• pysäköintijärjestelyt
• sopimukset julkisen liikenteen järjestäjän (Kuopion liikenne) ja taksiautoilijoiden kanssa, mikäli tapahtumalla on vaikutuksia edellä mainituille toimijoille
• noutopaikat ja kartta viranomaisille (mistä järjestyksenvalvojien kiinniottamat henkilöt noudetaan)
• liikenteenohjaajaluettelo (henkilötunnukset) ja järjestyksenvalvojaluettelo (henkilötunnukset/jv-kortin numero). 

Tapahtuman luonne ja laajuus määrittävät muut vaadittavat asiapaperit, esim: 

• Jos tapahtumassa on kovaäänisiä, tehdään yleensä meluilmoitus alueellisille ympäristönsuojelupalveluille www.kuopio.fi  > Ympäristönsuojelun luvat ja valvonta.  
• Lupa musiikin esittämiseen saadaan Teostolta. 
• Yli 5 000 kävijän tapahtumasta tulee tehdä jätehuoltosuunnitelma. Suunnitelma esitetään viranomaisille sitä pyydettäessä. 
• Paikan haltijan/maanomistajan lupa. 
• Anniskelusta anniskelulupa.
• Tienpitäjän luvat.

Myös konserttisaleissa tapahtuva konsertointi ja urheiluottelutapahtumat vaativat yleisötilaisuusilmoituksen ja turvallisuussuunnitelman. Mikäli konserttisalissa tai urheiluhallissa järjestetään konsertteja ja otteluita jatkuvasti, voidaan koko vuoden tapahtumat ilmoittaa kerralla. Sama turvallisuussuunnitelma käy useampaan saman järjestäjän samassa paikassa järjestämään tilaisuuteen. Suunnitelman liitteenä voi tällöin olla luettelo vuoden tapahtumista, ja listaa voidaan päivittää tarvittaessa. Jos samoissa tiloissa joku muu järjestää yleisötilaisuuksia, on niistä hyvä esittää vastaava, henkilöstömuutoksilla päivitetty, turvallisuussuunnitelma. 

Sosiaalisen median kautta tulevien kokoontumisten vastuu on ensimmäisellä viestin lähettäjällä.